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          如何組織一場高效、成功的會議?
          時間:2014-09-19 19:00:34 來源:會小二 訪問次數:8689次

          現在社會的發展越來越看重時間和效率,如何在預計的時間內或最短的時間內做好一件事,做成一件事,已經成為人們追求的目標,辦會也是如此。下面我們就以包含餐、住宿的會議為例,來看一下組織一場高效、成功的會議需要做好哪些工作吧。

            圖片 蘇州香格里拉大酒店-宴會廳

          一、會前準備

          1、明確會議預算、會議標準、會議目的、會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議議程。

          會議預算:以公司規定為準

          會議標準:會議場地的檔次;經濟性的要求,譬如宴會多少錢一桌,茶歇多少錢一份;與會人數控制在多少人之內。

          會議目的:一定要明確,開會是為了做成哪幾件事,比如會議要討論什么,現場能解決什么,會后要貫徹的事項等等。

          會議時間:根據公司高層的時間安排、適當考慮周六、日。

          會議地點:會議性質不同,地點選擇也不同,比如新品發布會選擇在民生藝術館、名校會堂等,儲備經理和經理例會選擇在風景點、渡假村等,核心經銷商會議選擇在高星級酒店、體育館等,月度例會、區域導購員會議設在辦事處等。

          會議籌備人員還需要了解會議室的通風、異味、風水,會議室大小、會議桌椅安排(前后排足夠大的空隙)、領導座位安排(一定有要電源接口)、投影儀、講臺、話筒、水牌、條幅位置、衛生間、茶休活動空間、會議指示牌、餐廳指示牌等信息。

          在會議地點確定后,還需在會議通知里附上酒店位置簡圖,注明離飛機場、火車站、汽車站、地鐵站多遠,各具體路線都是什么。

          與會人員:提前聯系參會者,確認參會者的名單,在表格中注明參會者的單位、姓名、聯系方式、前來參會的交通方式、是否吃飯住宿,需要派車接待的提前安排車輛,需要住宿的提前安排住宿,需要吃飯的提前訂餐,并做到不到最后一刻不放棄電話統計。建議給與會者發送有公司高層電子簽名的邀請函。

          會議議題:緊扣會議目的,讓會議在充分討論中達成同識。

          會議議程:不到最后一刻不放棄修改的可能性,會議主持人必須具備優秀的時間控場能力。

          http://img.yaokaihui.com/86124877/c3a050c920a621f11afe11b35804fd3b.jpg

          圖片 深圳福田香格里拉大酒店-演播廳

          2、會務組的安排

          會務組人員確認、分工

          組長負責統籌、公司高層接機、陪同;

          組員1負責物料準備:條幅制作、拱門、雨傘、水果、茶點、筆記本、筆、酒水采購、衛生急救箱;

          組員2負責簽到、發放資料、房卡、餐券、收取房卡押金、大堂雨傘;

          組員3負責會議室;

          組員4負責餐飲、娛樂;

          組員5機動備用。

          建議籌備期每天開20分鐘碰頭會,會議前1天上下午各開30分溝通會。信息一定要互通,讓每一個組員了解會議進行的動態進展,各自任務。大型會務可以在會議現場租用對講機。

          http://img.yaokaihui.com/86144077/5bd6f3006faf942fc18b894a40d58e3a.jpg

          圖片 北京遼寧大廈-會議室

          二、會議進行

          1、組員1條幅等全部落實、組員4點菜、桌數等全部落實。

          2、組員2要事前清楚人員是否有變更,特別是性別變換;房間是否可以事前安排,入住人是否同意您的安排;人員什么時候到達,部分人員可能會議早上來,就可省去報到晚的房費;與會人是否帶了家屬;與會人是否多來人等,為了了解與會人員是否會議中途退房走人,可以要求他們交100元房卡押金。

          3、報到簽名時,通知與會人晚餐時間、晚餐地點、會議地點。

          4、晚餐時組員4必須在場,根據“先到先入席,滿桌就開餐”原則,另外預備1桌在包間,以備公司高層用餐。

          5、當晚組員3必須再調試一次話筒、投影儀,讓領導高層再一次檢核,問此布置妥否。

          6、組員4根據報道晚餐情況,初定會議當天的進餐坐位。

          7、會議最后一頓晚餐可開懷暢飲,建議設置“總裁榮譽宴”,邀請核心經銷商與公司高層用餐。

          8、酒店消費簽單權只限1人,最多不超過2人。

          9、會議中發放禮品調節氣氛活躍度(禮品要求精美小巧、本地特色、實用性強)。

          圖片 北京瑞吉酒店-政要廳

          三、會議結束

          1、建議會議第一天午餐前合影留念,建議安排基層優秀員工或經銷商與公司高層同座合影。

          2、退房、退卡、退押金、談賠償、結尾款。

          3、憑有效發票、刷卡水單、會議簽收表、會議現場相片、費用預算對比表、會議總結報告和審批流程核銷。

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          圖片 亞洲大酒店-亞洲會堂

          綜上所述,準備工作的到位,妥善的分工和完美細節的支持才能造就一場高效、成功的會議。

          【溫馨提示】

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